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CRM para academias a medida
Muchas academias pierden alumnos por no tener la información ordenada ni los procesos claros. En Nava construimos un CRM para academias adaptado a tu forma de trabajar, no al revés. Centraliza matrículas, automatiza comunicaciones y ten el control de cada alumno desde un solo lugar.
Cada alumno que se va es un ingreso que no vuelve
Gestionar una academia con hojas de cálculo y WhatsApps sueltos funciona hasta cierto punto. Llega un momento en que los leads se enfrían, los pagos se pierden y nadie sabe qué alumno lleva tres semanas sin aparecer.
Hemos visto este patrón en casi todas las academias con las que hemos trabajado antes de ponernos manos a la obra.
- Interesados que preguntan por los cursos y no reciben seguimiento a tiempo.
- Alumnos que se dan de baja sin que nadie lo haya detectado antes.
- Cuotas vencidas que generan morosidad por falta de avisos automáticos.
- Matrículas repartidas entre correos, formularios y notas de voz.
- Sin datos fiables para saber qué canales captan más ni qué cursos retienen mejor.
Qué hace el CRM que desarrollamos
Centraliza la información de cada alumno
Historial de clases, pagos, comunicaciones y documentos en un único perfil. Cualquier persona del equipo accede en segundos a lo que necesita sin buscar entre carpetas ni preguntar a nadie.
Automatiza la comunicación en momentos clave
Recordatorios de pago, bienvenidas a nuevos alumnos, avisos de baja de asistencia o encuestas al final del trimestre. Cada mensaje sale solo, en el canal correcto y en el momento preciso.
Controla matrículas y pagos
Formularios de inscripción conectados al CRM, seguimiento del estado de cada matrícula y registro de cobros en tiempo real. Sabes en todo momento quién ha pagado, quién no y cuánto queda pendiente.
Genera informes de retención y captación
Tasas de baja por curso, origen de los leads que más convierten, ingresos mensuales por grupo y evolución de la matrícula. Datos en tiempo real para tomar decisiones con criterio y sin depender de nadie.
Canales en los que funciona el sistema
Beneficios para tu academia
Menos bajas por abandono
Las alertas tempranas detectan patrones de riesgo antes de que el alumno tome la decisión. Contactar a tiempo marca la diferencia entre perder una matrícula o retenerla otro trimestre más.
Cero impagos olvidados
Los recordatorios automáticos van saliendo según el calendario de cobros sin que nadie tenga que acordarse. La morosidad baja y el equipo deja de perseguir pagos por teléfono.
Captación más eficiente
Cada lead queda registrado al instante y entra en un flujo de seguimiento automático. Los interesados reciben respuesta rápida y el equipo comercial sabe exactamente en qué punto está cada uno.
Visibilidad total del negocio
Un cuadro de mando con las métricas que importan: alumnos activos, ingresos del mes, tasa de renovación y rendimiento por curso. Sin esperar a fin de mes para saber cómo va la academia.
Para qué tipo de academias
De la primera reunión al sistema en marcha
Primera reunión
Queremos entender tu academia antes de proponer nada. Repasamos qué herramientas usas, cómo gestionas las matrículas y dónde se rompe el proceso. Sin formularios ni demos genéricas.
Mapeo de procesos
Dibujamos el recorrido del alumno desde el primer contacto hasta la renovación. Ahí identificamos los cuellos de botella y decidimos qué automatizar primero para que el impacto sea inmediato.
Desarrollo a medida
El CRM se construye pieza a pieza sobre tu flujo real. Matrículas, cobros, comunicación y reportes diseñados para tu academia, sin módulos de relleno que nadie va a tocar.
Lanzamiento asistido
Migramos tus datos actuales, formamos al equipo y estamos presentes durante las primeras semanas en producción para resolver cualquier duda en el momento en que surge.
Mejora continua
Monitorizamos el rendimiento, ajustamos lo que no funciona como esperábamos y sumamos funcionalidades nuevas cuando el negocio las necesita. No desaparecemos tras el lanzamiento.
Tu academia necesita un sistema que trabaje contigo
Preguntas frecuentes
¿Es diferente de un software de gestión genérico?
Bastante. Un software genérico te obliga a adaptar tus procesos a lo que el producto permite. Un CRM para academias como el que desarrollamos en Nava se construye al revés: partimos de cómo funciona tu academia y lo replicamos en el sistema.
¿Puede conectarse con mi plataforma de clases online?
En la mayoría de casos, sí. Trabajamos mediante API con las principales plataformas del mercado. Si usas algo más específico o propio, lo analizamos en la primera reunión y buscamos la mejor vía.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Una academia con un flujo estándar suele tener el sistema operativo en tres o cuatro semanas. Proyectos con varias sedes o integraciones complejas requieren un poco más de tiempo.
¿Necesito un equipo técnico para gestionarlo?
Para nada. El panel está diseñado para el equipo administrativo sin conocimientos técnicos. Para ajustes más profundos tienes nuestro soporte incluido dentro del mantenimiento mensual.
¿Puede enviar mensajes automáticos por WhatsApp?
Sí, mediante la API oficial de WhatsApp Business. Recordatorios, bienvenidas y avisos de pago salen solos sin que nadie tenga que escribirlos manualmente cada vez.
¿Cuánto cuesta?
Varía según los módulos, las integraciones necesarias y el tamaño de la academia. Después de la reunión inicial recibes un presupuesto detallado con todo desglosado, sin letra pequeña.
¿Funciona para academias con varias sedes?
Perfectamente. El sistema centraliza la gestión con permisos diferenciados por sede y por rol. Cada responsable accede solo a lo que le corresponde sin ver información de otros centros.
¿Qué pasa con los datos de los alumnos?
Todo cumple con el RGPD y la LOPD-GDD. Servidores europeos, comunicaciones cifradas y documentación lista para que tu academia esté al día con la normativa desde el primer día.